Elektronischer Versand von Berichten Sicherheitsvorkehrungen

Wir möchten dem Wunsch unserer Kunden nachkommen und ihnen die Möglichkeit bieten, unsere Testberichte vorab schon als E-Mail-Anhang zu versenden. Dies erfordert ein bestimmtes Mass an Sicherheit. Unsere Berichte sind vertraulich und dürfen nicht öffentlich zugänglich sein.

Wir sind bestrebt, unsere Computer vor Fremdzugriffen jeglicher Art zu schützen. Dieser Schutz beginnt beim Zugang zu unseren Räumlichkeiten und endet mit dem Versand der Berichte.

Eingangsbereich

Das Labor befindet sich in einem Gebäude mit zentraler Eingangstüre und separatem Zugang zum Labor.

Die zentrale Eingangstüre ist von Montag bis Freitag zwischen 06.00 bis 18.00 Uhr für jedermann frei zugänglich offen.

Die Türe zum Labor ist durchgehend abgeschlossen. Da wir sicherstellen, dass im Eingangsbereich immer eine Person anwesend ist, welche den Eingang kontrolliert, ist ein unbemerkter Zugang zu den Computern äusserst unwahrscheinlich.

Computer

Wir sind verpflichtet, unsere Berichte in Papierform zu erstellen.

Da Kunden vermehrt die Original-Berichte vorab per E-Mail zugestellt haben möchten, haben wir die dazu nötige Infrastruktur aufgebaut. Diese Infrastruktur kann wie folgt beschrieben werden:

Scanner

Der Scanner wird über das lokale Netzwerk betrieben.

Mit Hilfe des Scanners wird der zu übermittelnde Bericht gescannt.

Es werden keinerlei Dokumente auf dem Scanner zwischengespeichert. Die gescannten Dokumente werden nur auf dem Computer verwaltet.

Die Mitarbeiter stellen sicher, dass die Berichte in Papierform nach dem Scannvorgang unverzüglich wieder aus dem Scanner entfernt werden und somit von Dritten nicht eingesehen werden können. Der Raum, in welchem gescannt wird, ist nur über das Büro erreichbar.

Computer-Konfiguration

Der Computer wird mit Windows 11 betrieben.

Der Computer ist an einem lokalen Netzwerk angeschlossen und hat Zugriff auf das Internet. Der Internetzugriff wird über einen Router hergestellt. Dieser Router ist mittels Login-und Passwort-Authentifizierung gesichert. Der Router wurde nicht mit einer statischen IP-Adresse konfiguriert. Er bezieht seine IP-Adresse in Kombination mit einem Lease. Läuft der Lease ab, fordert der Router eine neue Adresse an (siehe http://de.wikipedia.org/wiki/Dynamic_Host_Configuration_Protocol_Address)

Auf dem Router wurde keine NAT (Network Address Translation) konfiguriert (siehe http://de.wikipedia.org/wiki/Network_Address_Translation)

Auf dem Computer sind eine Software-Firewall sowie eine Antivirus-Software installiert, welche laufend aktualisiert werden (siehe: http://microsoft.com/de-ch/security/pc-security/firewalls-whatis.aspx)

Scannen via Computer und Versand der Berichte

Unsere Mitarbeiter scannen die Berichte direkt vom Computer aus. Der vorab eingescannte Bericht wird, ohne gespeichert, direkt an eine leer E-Mail angehängt und wird an den Kunden gesendet. Die Mitarbeiter sind angewiesen, die Berichte umgehend auf dem Computer zu löschen, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Die Berichte werden nicht auf diesem Computer gespeichert. Die Berichte werden auf einem anderen Computer generiert, welcher keinerlei Verbindung mit dem Versand-Computer hat.

Die Berichte werden unverschlüsselt als E-Mail-Anhang versandt. Sie werden nicht mittels Passwort geschützt.

Es liegt am Empfänger unserer E-Mails, den Zugriff auf die versandten E-Mails nur berechtigten Benutzern zu erlauben.

Zur Kenntnis genommen

Firmennamen

Kontaktperson

Strasse	07.04.2023	………………………..

PLZ / Ort

Bitte senden Sie uns das unterschriebene Exemplar per Post zu.